Manajemen Sumber Daya Manusia Perkebunan

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

UNTUK PERKEBUNAN KELAPA SAWIT



Organisasi bisnis yang ingin maju selalu melakukan ‘improvement’ dan ‘innovation’, namun dari semua itu yang terpenting adalah melakukan pemilihan Orang secara benar pada saat pertama”

“Organisasi bisnis yang unggul selalu didukung oleh ‘individu individu’ yang memiliki ‘INTEGRITAS’, PROAKTIFITAS’ dan ‘MENTALITAS LAPANG DADA ’,

‘INTEGRITAS’      : Tidak goyah walau situasi menggoda,

‘PROAKTIFITAS’  : Hidup berdasarkan prinsipdan nilai

            ‘MENTALITAS LAPANGDADA’ : Tidak mudah patah semangat’

RUANG LINGKUP  MANAJEMEN  SUMBER DAYA MANUSIA  PERKEBUNAN

A.    Perencanaan Sumber Daya Manusia

      - Perencanaan Kebutuhan karyawan dan  Suplai

      - Inventori Tenaga Unggul (Kader)

      - Bagan rencana penggantian & Ringkasannya

B.    Penyajian Data Analisa Tiap Pekerjaan

      - Standar Pekerjaan

      - Uraian Pekerjaan

      - Spesifikasi Pekerjaan

C.   Remunerasi

      - Upah, Gaji dan Golongan

      - Paket Tunjangan

D.   Pengembangan Karier

      - Rencana Karier dlm Organisasi

      - Rencana Karier Individu

E.   Penilaian Kinerja  Individu

      - Standar& Ukuran

      - Teknik Penilaian Karyawan

      - Teknik Wawancara & Evaluasi

 A.  PERENCANAAN  SUMBER DAYA MANUSIA

SASARAN

•        Meningkatkan Pendayagunaan Sumber Daya Manusia

•        Menyelaraskan Aktifitas SDM dengan Tujuan Perusahaan

•        Menghemat dalam Pengangkatan Karyawan

 Penyediaan SDM

Analisa Rencana Pengadaan Internal

      - Mutasi antar Kebun atau antar Bidang

      - Promosi

      - Mutasi dengan Promosi

Analisa Rencana Pengadaan Eksternal

      - Recruitment Fresh Graduate atau Tenaga Ahli )

Rencana Fisik vs Proyeksi Kebutuhan

  

Rencana Fisik

      - Rencana Pengembangan Kebun Bukaan Baru

      - Rencana Produksi kebun

      - Rencana Operasi Pabrik

      - Rencana Keuangan

      - Rencana Pemasaran dan Logistik

 Rekonsiliasi ( Penyelarasan)

      - Proyeksi Kebutuhan vs Analisa Rencana Pengadaan

      - Analisa Activity Plan

Inventori Tenaga Terampil

      - Pendataan karyawan Grade Tertinggi di tiap Bidang dan Golongan

      - Pendataan Spesialisasi Teknis Karyawan dan Kemampuan Manajerial

     

 Penggantian untuk Promosi

      -  Setiap Manager harus mempunyai  2 orang Calon Pengganti  Potensial yang  

menjadi sub ordinatnya. Promosi manager hanya dapat dilakukan bilamana salah satu dari dua calon penggantinya dinilai sudah mampu untuk menggantikan posisi manager.

B.  PENYAJIAN DATA ANALISA TIAP PEKERJAAN

     SASARAN

1.    Memiliki Dasar untuk Design Organisasi & Man Power Planing

2.    Memiliki Dasar untuk Suksesi & Perencanaan Karier

3.    Menghindarkan Overlapping Pekerjaan

      Uraian Pekerjaan

      - Memberikan informasi tentang Lingkup Pekerjaan tiap Pemangku

        Jabatan

      - Menerangkan mengenai Kewajiban, Tugas dan hubungan Tanggung

        Jawab

     

      Standar Pekerjaan

      - Menetapkan Standar Minimum yang menjadi Sasaran dari usaha   

        Karyawan dan merupakan Ukuran Keberhasilan suatu Pekerjaan

     

      Spesifikasi Pekerjaan

      - Menetapkan Syarat Kualifikasi Minimal tentang Kehandalan bagi 

        setiap Pemangku Jabatan dan dua pembantunya, seperti :

        a. Persyaratan Minimum tingkat Pendidikan & Pelatihan

        b. Persyaratan Minimum Pengalaman Kerja & Keahlian khusus

        c. Persyaratan Maksimum Usia

        d. Persyaratan Kemampuan melatih dan mendidik 2 pembantunya

C.  REMUNERASI

     SASARAN

1.    Memikat dan Menahan Karyawan yang Cakap

2.    Memotivasi Karyawan

3.    Meningkatkan Kepatuhan pada Aturan Perusahaan

     Kompensasi Finansial Langsung

      - Upah

      - Gaji

      - Bonus

     

     Kompensasi Finansial Tidak Langsung

      - Tunjangan Kesehatan atau Asuransi Kesehatan, Tunjangan Transport

      - Bantuan Sosial ( Pernikahan, Meninggal atau kemalangan lain)

      - Program Asuransi Jiwa & Kesehatan

      - COP ( Car Ownership Program ) & MCOP (Motor Cycle )

      - Program Ketidak hadiran Dibayar ( Cuti Panjang, Cuti hamil, sakit )

      - Fasilitas Pemondokan yang Sesuai ( proyek/site)

     

      Kompensasi Non-Finansial

      - Pekerjaan :

        a. Tugas yang Menarik

        b. Pengakuan

        c. Peluang Promosi

       

      - Lingkungan Kerja

        a. Kebijakan yang sehat

        b. Supervisi yang Tepat

        c. Kondisi Lingkungan Kerja yang Nyaman

        d. Simbol status yang tepat

D.  PENGEMBANGAN KARIER

     SASARAN

1.    Tersedianya Jalur Karier bagi Tenaga Berbakat

2.    Kaderisasi Karyawan

3.    Kepuasan Kebutuhan untuk Pengembangan Pribadi Karyawan

 Perencanaan Karier Dalam Organisasi

      - Menciptakan satu rangkaian tahap peralanan kerja yang tertata baik

      - Mengantisipasi kebutuhan Organisasi

        a. Orang ( Keahlian dan Jumlah)

        b. Waktu (lama minimal di tiap tahap perjalanan kerja )

        c. Pangkat dan Golongan di tiap jabatan

     

Perencanaan Karier Individu

      - Mendorong pengembangan Karyawan berdasarkan :

        a. Masa Kerja

        b. Minimum Tingkat Pendidikan dan Pelatihan

        c. Peluang Promosi

      - Kepangkatan dan Golongan

E.  PENILAIAN KINERJA INDIVIDU

SASARAN

1. Menghasilkan Data yang akurat berkenaan dengan Perilaku dan Kinerja karyawan untuk dasar pengambilan Keputusan Kepersonaliaan
2. Menghasilkan alat bantu untuk para Pimpinan dalam program pengembangan Kinerja Karyawan

 Standar dan Ukuran

      - Satu Standar Ukuran untuk satu Aktifitas Kerja

      - Setiap Standar dinyatakan dengan angka yang pasti

      - Semua Standar harus dipahami oleh semua Karyawan

     

      - Teknik Penilaian mencakup :

         a.  Test Individu

         b.  Presentasi Individu tentang hasil kerjanya

         c.  Penilaian oleh Atasan Langsung

      - Hasil Penilaian dua orang sub ordinat, akan menjadi penentu akhir

        Hasil Penilaian bagi Atasannya. Bila satu orang sub ordinatnya gagal

        maka atasannya juga gagal.

     

 Teknik Wawancara dan Evaluasi

      - Mendiskusikan Kekurangan (yang tidak sesuai standar) pada

        karyawan untuk diperbaiki

               

      - Karyawan diberi kesempatan menceritakan masalahnya

       

E.  PENILAIAN KINERJA INDIVIDU

     SASARAN

1.    Menghasilkan Data yang akurat berkenaan dengan Perilaku dan Kinerja karyawan untuk dasar pengambilan Keputusan Kepersonaliaan

2.    Menghasilkan alat bantu untuk para Pimpinan dalam program pengembangan Kinerja Karyawan

      Standar dan Ukuran

      - Satu Standar Ukuran untuk satu Aktifitas Kerja

      - Setiap Standar dinyatakan dengan angka yang pasti

      - Semua Standar harus dipahami oleh semua Karyawan

     

      - Teknik Penilaian mencakup :

         a.  Test Individu

         b.  Presentasi Individu tentang hasil kerjanya

         c.  Penilaian oleh Atasan Langsung

      - Hasil Penilaian dua orang sub ordinat, akan menjadi penentu akhir

        Hasil Penilaian bagi Atasannya. Bila satu orang sub ordinatnya gagal

        maka atasannya juga gagal.

     

      Teknik Wawancara dan Evaluasi

      - Mendiskusikan Kekurangan (yang tidak sesuai standar) pada

        karyawan untuk diperbaiki

               

      - Karyawan diberi kesempatan menceritakan masalahnya

LINGKUP BIDANG KEPERSONALIAAN

A.   Perekrutan

        - Menetapkan Sumber Perekrutan

        a. Sumber Internal

        b. Sumber Eksternal

B.     Seleksi

        - Prosedur Seleksi

    

C.   Penggajian

      - Metoda Penggajian

      - Administrasi Penggajian

D.    Pelatihan & Orientasi

      - Program Orientasi

      - Program Pelatihan

E.    Penilaian Kinerja

      - Standar& Ukuran

      - Teknik Penilaian Karyawan

      - Teknik Wawancara & Evaluasi

F.    Penerapam Kedisiplinan

     - Aturan Tungku Panas

     - Proses Penerapan Kedisiplinan

A.  PEREKRUTAN

     SASARAN

•          Memikat dengan Tepat para pencari kerja yang Qualified

•          Memenuhi KEBUTUHAN organisasi

•          Menggali Informasi dari pelamar yang  sudah  berpengalaman luas

     Sumber Perekrutan

•      Sumber Internal

      - Menyeleksi karyawan Potensial dan Kompeten untuk mengisi posisi

        yang dibutuhkan dalam organisasi

      - Memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang kompeten

        melalui persaingan yang sehat

•      Sumber Eksternal

      - Hanya dilakukan bila tidak ada sumber internal

      - Boleh dilakukan untuk mengisi posisi yang memerlukan keahlian

        khusus  dan tidak dimiliki oleh karyawan yang ada

                Catatan : 

                1. Perekrutan Tenaga Kerja hanya dapat dilakukan atas ijin  tertulis dari

                    Direktur Terkait .

                2. Dilarang Keras merekrut Tenaga Bulanan Tetap di Proyek, kecuali untuk

                    Tenaga Panen dan Pabrik.

                3. Semua pekerjaan diluar Panen & Pabrik dilakukan dengan Pola borong

                    oleh Kepala Kerja

                4. Dilarang Keras mempekerjakan Buruh Harian Lepas

B.  SELEKSI

SASARAN

•          Memperoleh Orang-orang terbaik untuk pekerjaan tertentu

•          Menolak pelamar yang tidak Qualified tanpa kompromi

•          Menjaga agar semua karyawan perusahaan tetap memilki standar kualifikasi yang  
           unggul.

 Prosedur Seleksi

•      Standar Blanko Formulir Pelamar, yang berisi keterangan tentang

      - Tingkat Pendidikan & Nilainya

      - Pengalaman Kerja & Organisasi

      - Usia

      - Marital Status

•      Seleksi Awal

      - Pelamar yang tidak memenuhi syarat langsung disisihkan, tanpa harus diteruskan  ke  
        proses selanjutnya (Pelamar jenis ini harus di beri surat penolakan yang elegant )

•       Tes Seleksi

      - Psikotest , untuk melihat kemungkinan selarasnya kemampuan dan  kepribadian
        pelamar dengan persyaratan jabatan

     

•      Pemeriksaan Fisik & Kesehatan

      - Menyisihkan pelamar yang mempunyai kondisi fisik tidak baik 
      - Memperoleh catatan tentang kondisi fisik pelamar sebagai antisipasi terhadap klaim di
        kemudian hari

•      Wawancara dengan Atasan

      - Konfirmasi atas semua catatan yang sudah terkumpul

      - Mengevaluasi kecakapan teknis

     

•       Keputusan Pengangkatan

      - Atasan langsung yang memiliki wewenang atas keputusan akhir

C.  ORIENTASI & PELATIHAN

SASARAN

•          Pengenalan tentang Organisasi, Fungsi, Orang dan Tugas-tugasnya

•          Pengenalan tentang Norma, Peraturan dan Nilai-nilai Organisasi

•          Menyelaraskan keahlian, Pengetahuan dan Sikap Individu agar sejalan dengan
           kebutuhan Perusahaan yang terus berkembang

 Program Orientasi

•      Program Induksi atau Pengenalan tentang :

      - Filosofi Organisasi

      - Jenis Usaha dan Core Business

      - Struktur, Otoritas & hubungan Tanggung Jawab dalam Organisasi

      - Kebijakan dan Peraturan Perusahaan

•       Program Sosialisasi

      - Pengenalan lokasi tempat kerja

      - Penekanan Pola Perilaku dan Disiplin Perusahaan

      - Penekanan atas pentingnya Transparansi dalam organisasi

      - Penyesuaian terhadap Sistim Nilai dan Norma dalam  TEAM WORK

•       Program Pelatihan

      - Melengkapi kekurangan atas Keahlian dan Pengetahuan Individu  ( misalnya : Teknis
         Agronomis, Proses Pengolahan CPO, dll)

      - Mengisi dan Menambah Keahlian sebagai antisipasi pengembangan di masa depan

      - Kelulusannya merupakan persyaratan jabatan dalam kemajuan karier

     

•       Prosedur Pelatihan

      - Tahap Penyesuaian terhadap Kebutuhan Organisasi

         a). Siapa yang perlu dilatih;  b). Jenis Pelatihan apa; c). Siapa yang Melatih

      - Tahap Pelatihan  ;  Jadwal dan Bentuk peltihan

      - Tahap Evaluasi   ;  Rangking Karyawan

       

 D.  PENGGAJIAN

      SASARAN

•          Memikat dan Menahan atas Basis jangka Panjang

•          Memenuhi kebutuhan yang Wajar dan Layak serta Tepat Waktu

•          Meningkatkan Moral Kerja

 Struktur Upah dan Tunjangan Pelengkap ( Fringe Benefit )

•       Struktur Upah

      - Menerapkan Basis pengupahan berdasarkan Kepangkatan dan Golongan

      - Menerapkan Sistim TANI ( Total Annual Income ) untuk Staf

      - Angka besaran dalam TANI harus dikurangi oleh PPh 21

      - Menggunakan prinsip KESETARAAN dan SEBANDING dengan  organisasi lain yang
        sejenis

•       Tunjangan Pelengkap

      - Menyesuaikan dengan Peraturan Pemerintah dan Perundang- undangan

      - Menyesuaikan dengan organisasi sejenis 

      - Memperhitungkan agar Upah dan Tunjangan tidak melebihi TANI minus PPh 21

•     Waktu Penggajian

      - Staf ( Kantor Pusat & Proyek)

        a. Gaji Rutin

             Waktu Penggajian ditetapkan berdasarkam formula tanggal terakhir pada Bulan
             berjalan dikurangi dua ( 31 – 2 atau 30 -2  ) atau selalu  jatuh pada tanggal 29 atau
             tanggal 28; kecuali bulan Februari

        b. Gaji pada Hari Besar Agama ( Idul Fitri & Natal)

            Waktu Penggajian ditetapkan berdasarkam formula tanggal Hari Besar dikurangi
            dua ( 31 – 6 ) untuk memberi kesempatan karyawan  untuk mempersiapkan
            perayaan pada Hari Besarnya. Bagi karyawan  yang mengambil hak cutinya, gaji
            diberikan dua hari sebelum  tanggal mulai   cuti

      - Non-Staf ( Karyawan Bulanan )

        a. Gaji Rutin

            Waktu Penggajian ditetapkan berdasarkam formula tanggal  terakhir pada Bulan
            berjalan dikurangi dua ( 31 – 2 atau 30 -2  ) atau selalu jatuh pada tanggal 29 atau
            tanggal 28; kecuali bulan  Februari

        b. Gaji pada Hari Besar Agama ( Idul Fitri & Natal)

            Waktu Penggajian ditetapkan berdasarkam formula tanggal Hari Besar dikurangi
            enam ( 31 – 6 ) untuk memberi kesempatan karyawan untuk mempersiapkan
            perayaan pada Hari Besarnya.

            Bagi karyawan yang mengambil hak cutinya, gaji diberikan dua  hari sebelum
            tanggal mulai cuti

      - Non-Staf ( Karyawan Harian )

        a. Gaji Rutin

            Waktu Penggajian dilaksanakan dua kali dalam satu bulan , yaitu setiap tanggal 15
            bulan berjalan untuk perhitungan 16 - 17 hari kerja dari tanggal 25 bulan
            sebelumnya  hingga tanggal 10 bulan  berjalan. 
            Penggajian kedua dilaksanakan pada  tanggal 5 bulan depan untuk perhitungan 13 -
            14 hari kerja dari tanggal 11 bulan berjalan hingga tanggal 24 bulan berjalan.

            Besarnya Upah Individu tergantung dari Absensi yang dilakukan oleh  Asisten
            Kebun dan telah disah kan oleh Kepala Kebun

        b. Gaji pada Hari Besar Agama ( Idul Fitri & Natal)

            Waktu Penggajian ditetapkan berdasarkam formula tanggal Hari Besar dikurangi
            dua ( 31 – 6 ) untuk memberi kesempatan karyawan untuk mempersiapkan
            perayaan pada Hari Besarnya.

E.  PENILAIAN KINERJA INDIVIDU

     SASARAN

1.   Menghasilkan Data yang akurat berkenaan dengan Perilaku dan Kinerja karyawan
      untuk dasar pengambilan Keputusan Kepersonaliaan

2.   Menghasilkan alat bantu untuk para Pimpinan dalam program pengembangan
      Kinerja Karyawan

 Standar dan Ukuran

      - Satu Standar Ukuran untuk satu Aktifitas Kerja

      - Setiap Standar dinyatakan dengan angka yang pasti

      - Semua Standar harus dipahami oleh semua Karyawan

     

Teknik Penilaian Karyawan

      - Teknik Penilaian mencakup :

         a.  Test Individu

         b.  Presentasi Individu tentang hasil kerjanya

         c.  Penilaian oleh Atasan Langsung

      - Hasil Penilaian dua orang sub ordinat, akan menjadi penentu akhir  Hasil Penilaian
        bagi Atasannya. Bila satu orang sub ordinatnya gagal  maka atasannya juga dianggap
        gagal.

   

Teknik Wawancara dan Evaluasi

      - Mendiskusikan Kekurangan (yang tidak sesuai standar) pada karyawan untuk
        diperbaiki

               

      - Karyawan diberi kesempatan menceritakan masalahnya

F.  PENERAPAN KEDISIPLINAN

SASARAN

•          Memastikan bahwa Perilaku Karyawan terpelihara sesuai Aturan Perusahaan

•          Mengangkat Moral Kerja dan Efektifitas Kerja

•          Membangun Budaya – Good Corporate Governance

•       Aturan Tungku Panas

Bagi bisnis Perkebunan, yang umumnya jauh dari kantor pusat, memerlukan
Pendekatan Disiplin yang Keras, Melanggar Kedisiplinan pasti Ditindak atau
menyentuh Tungku Panas Pasti Terbakar .

      - Menerapkan aturan perusahaan tentang Kedisiplinan Penggunaan Dana ;
        Penyalah Gunaan yang menyangkut UANG akan ditindak  tegas  tanpa pilih-pilih,
        besar kecil atau pegawai tinggi atau rendah akan di PHK tanpa melalui Tahapan
        Tindakan Hukuman

      - Menerapkan aturan perusahaan tentang Kedisiplinan  lain diluar kedisiplinan
        penggunaan dana diatur dalam aturan umum.perusahaan

      - Memberi HUKUMAN yang TEPAT, SEGERA dan KONSISTEN terhadap  segala
         tindakan Pelanggaran

•      Proses Penerapan Kedisiplinan

      - Men-sosialisasikan Aturan Kedisiplinan pada seluruh Karyawan

      - Mem-verikasi Pelaksanaannya 

      - Membandingkan Pelaksanaan dengan Aturan yang berlaku

      - Mengambil Tindakan dengan Cepat dan Tepat sesuai Bukti

•      Tahapan Tindakan Hukuman

      - Surat Teguran           – untuk pelanggaran kesatu

      - Surat Peringatan       –  untuk pelanggaran kedua dst-nya hingga

                                               Pelanggaran ke 3. dan yang ke 4 akan di

                                               PHK   bila pengulangan pelanggaran itu 

                                               terjadi  dalam periode 1 tahun.

LINGKUP BIDANG COMMUNITY RELATIONS

A.     Internal Community Relations

      - Employee Communication

      - Employee Mobilization

      - Employee & Family Gathering

2.  Employee Facilities

      - COP & MCOP

      - Fasilitas Perumahan

    

3. External Community Relation

      - Government Relations

      - Kemitraan dengan Masyarakat sekitar

      - Community Development Program

A.  INTERNAL COMMUNITY RELATIONS

SASARAN

•          Menekan sekecil mungkin Potensi Ketidakpuasan Karyawan terhadap Manajemen

•          Membina agar Karyawan bekerja sepenuh hati sesuai imbalan yang telah di terima

•          Meningkatkan citra perusahaan di mata karyawan dan keluarganya.

Employee Communication

-     Program Interaksi Sosial sebagai jalinan Hubungan Non-formal untuk  menjaga agar
      Problem yang muncul tidak mudah berkembang menjadi lebih serius ( kegiatan Olahraga,
      keagamaan, kesenian dll)

-     Program Partisipatif untuk membuat karyawan merasa bagian dari Perusahaan
      ( Menyediakan Rumah Ibadah, karyawan sebagai Pengkhotbah , Koperasi Karyawan dll )

-     Program penguatan Kelembagaan Ikatan Karyawan sebagai saluran  komunikasi yang
       efektif.

Employee Mobilization

-    Melembagakan Sistim Kemandoran (kelompok kerja aktif)

-    Mempertandingkan Kinerja tiap Kemandoran memperebutkan Trophy Perusahaan dan
      Hadiah lain yang menarik lainnya

Employee & Familiy Gathering

-    Membangun Atmosfir dimana Karyawan dan Keluarganya merasa dihargai oleh

          Perusahaan ( Program Family Day )

B. FASILITAS KARYAWAN

SASARAN

•          Memikat dan Menahan atas Basis jangka Panjang

•          Memenuhi kebutuhan yang Wajar dan Layak untuk Karyawan

•          Meningkatkan Moral Kerja

 Program Fasilitas untuk Staf

•    Car Ownership Program ( COP)  dan  Motor Cycle Ownership Program   (  MCOP)

      - Sudah Bekerja pada Perusahaan minimal 1 (satu) tahun

      - Fasilitas COP/MCOP diberikan 5 (lima) tahun sekali

      - COP/MCOP di atur secara tersendiri berdasarkan Kepangkatan dan Golongan

C.  EXTERNAL COMMUNITY RELATIONS

SASARAN

•     Menekan sekecil mungkin Potensi Ketidakpuasan Masyarakat sekitar terhadap
      Perusahaan

•     Membina agar Aparat Pemerintah terkait dapat  bermitra dengan baik dengan
      Perusahaan sesuai bidang tugasnya

•     Meningkatkan citra perusahaan di mata Pemerintah dan Masyarakat.

Government Relations

-     Menjalin Hubungan Non-formal dengan Aparat Pemerintah terkait untuk menjaga agar
       Problem yang muncul tidak mudah berkembang menjadi lebih serius ( pertemuan rutin -
       anjangsana)

-     Program Partisipatif untuk membuat Pemerintah setempat  merasakan kehadiran Perusahaan sebagai aset daerah yang berkontribusi pada pembangunan daerah.

-     Melibatkan diri dalam Forum  Ikatan Pengusaha Perkebunan   sebagai  saluran 
      komunikasi yang efektif dengan Pemerintah  setempat.

Kemitraan Dengan Masyarakat Sekitar

-     Melembagakan Sistim Kelompok Petani  membentuk Koperasi Unit Desa yang bermitra
      dengan perusahaan dalam pengadaan Saprodi , alat transport TBS, kendaraan roda dua
       buat pengurus KUD dll

-     Melibatkan Pengurus KUD sebagai pengurus manajemen PLASMA .

-         

Community Development ( Corporate Social Resposibilities – CSR )

-      Membangun Atmosfir dimana Masyarakat sekitar  merasa dihargai oleh Perusahaan ( Program penyediaan benih padi dan palawija lainnya serta buah-buahan dll.)

Struktur Organisasi Perkebunan