MENYUSUN MASTER BUDGET KELAPA SAWIT

Master Budget Kelapa Sawit

Tahapan Penyusunan Master Budget (Rencana Pembiayaan Jangka Panjang)

Penyusunan Master Budget atau Rencana Pembiayaan Jangka Panjang Perkebunan Kelapa Sawit dibuat berdasarkan tahapan yang dimulai dari informasi dasar (Basic Data) yang penting untuk dapat menyusun Income Statement  dan pada akhirnya mepersiapkan peramalan financial statement.

Pada bisnis perkebunan, basic data hanya dapat diperoleh apabila perancangan pembangunan dan pengelolaan perkebunan diawali oleh tersedianya peta block desain ; basis data wilayah lahan yang siap dikembangkan ; kejelasan porsi inti plasma dan penetapan beberapa asumsi serta standar atau norma pekerjaan sampai pada tahapan out put yang menghasilkan suatu informasi produksi dan pembiayaan operasional perkebunan berdasarkan variable-variabel masukan termasuk penelusuran informasi harga material mutahir dan UMK yang berlaku serta sesuai dengan metode perhitungan yang telah ditentukan dan mampu meramalkan penjualan secara reasonable.

Penyusunan Basic Data merupakan langkah terpenting dalam pembuatan Master Budget, karena ketika basic data ini dibuat asal jadi, maka baik Income Statement maupun Financial Budget juga akan menjadi asal jadi juga. Agar basic data dapat menjadi bahan informasi yang baik, memadai dan dapat dipertanggung jawabkan, maka diperlukan berbagai masukan yang diperoleh dari angka pengalaman masa lalu, laporan survey detil yang menggambarkan keadaan wilayah yang akan dikembangkan dan standar agronomis yang dijadikan landasan manajemen operasional yang terbaik (Best Management Practices). 

Penyusunan basic data meliputi :

-Pembuatan Rencana Tanam-
-Peramalan Penjualan -Asumsi Yield (FFB) sesuai kelas kesesuaian lahan dan jenis bibit
-Proyeksi produksi FFB dan Proyeksi Produksi Palm Product

-Asumsi harga CPO dan Kernel serta nilai tukar mata uang rupiah terhadap US dollar

-Penetapan Standar atau Norma Pekerjaan
-Biaya Investasi dari tahun nol hingga siap panen
-Biaya perawatan tanaman menghasilkan

-Biaya Panen dan Transport FFB
-Biaya Investasi Pabrik
-Biaya Pengolahan FFB

-Rencana Tenaga Kerja

-Biaya Umum

Master budget ini biasanya  dijadikan dasar oleh staff lapangan dalam menyusun rencana kerja tahun berjalan dan anggaran bulanannya. Secara periodik (5ahun) harus direview untuk melakukan penyesuaian variabel variable masukan dan penyelarasan bila terdapat perubahan yang tidak terduga. Income statement digunakan untuk mengukur performa management oleh pemilik perusahaan.

Berikut ini, secara sederhana disajikan seluruh format standar yang diperlukan dalam penyusunan Basic Data. Pengisian format tersebut sudah tentu harus disesuaikan dengan informasi dasar wilayah, perhitungan tertentu dan variabel lain serta kebijakan perusahaan.

Langkah awal dari penyusunan Basic Data adalah menetapkan Rencana Tanam dari tahun ke tahun sesuai ketersediaan lahan dan ketersediaan bibit. Kemudian dilanjutkan dengan penetapan perkiraan Yield FFB yang di dasarkan pada kelas lahan dan rekomendasi sumber benih.

Rencana Tanam - Planting Programme

( in Hectares )

FFB Yield

Proyeksi Yield diatas belum tentu sesuai untuk semua wilayah

Penentuan Yield adalah bijaksana bila berpedoman kepada Pusat Penelitian Kelapa Sawit seperti pada tabel berikut ini

Setelah rencana tanam dibuat dan proyeksi Yield TBS ditetapkan, maka untuk kemudian dapat dihitung proyeksi produksi TBS per tahun, proyeksi produksi Palm Product (CPO & Kernel) .

Crop Projection

Kapasitas pabrik kelapa sawit dihitung dengan rumus  :

12,5 % x Produksi TBS (ton) setahun dibagi 25 hari per bulan dibagi lagi dengan 20 jam per hari. Hasil yang diperoleh menunjukkan kapasitas pabrik dalam ton per jam.

Setelah proyeksi produksi  FFB dihitung, maka perlu di perkirakan Oil Extraction Rate (OER) atau Rendemen  Minyak CPO dan Palm Kernel Extraction Rate (PKER) atau Rendemen Kernel dalam persen.  Proyeksi produksi Palm Product (CPO & Kernel) baru dapat di hitung setelah OER dan PKER di tetapkan, misalnya OER rata rata 22,5 % dan PKER rata rata 4,5 %.

Palm Product  Projection

( Ton /  Hectares )

Proyeksi harga CPO dapat diperoleh dengan melihat data 5 s/d 10 tahun terakhir, kemudian hitung rata rata harga selama kurun waktu tersebut dan bila perlu tetapkan dengan lebih konservatif, yaitu dengan menghitung harga rata rata dikali 80 %.

Sebagai bahan informasi, harga CPO telah berubah secara struktural, dengan kecenderungan mengikuti perubahan harga bahan bakar minyak bumi dunia. Trend tersebut dapat dilihat pada grafik harga berikut ini.

Proyeksi Sales

Biaya Pembangunan Kebun dan Pemeliharaan TBM

Biaya pembangunan kebun kelapa sawit, pada dasarnya hanya meliputi biaya Tenaga Kerja, Alat dan Material untuk hampir semua item pekerjaan. Adapun pekerjaan utama dalam pembangunan kebun kelapa sawit terdiri dari 17 item diluar pekerjaan perolehan lahan, yang meliputi 1) Pekerjaan Penyiapan Lahan (Land Clearing), 2) Pengadaan benih kelapa sawit dan pembibitannya (Planting Material & Nursery), 3) Penanaman Cover Crop, 4) Pekerjaan Tanam Palma(Lining, Holing, Planting) , 5) Penyisipan Palma (Supplying),  6) Pengendalian Gulma(Weeding), 7) Pemupukan(Manuring), 8) Pengendalian Hama & Penyakit Tanaman (Pest & Diseases Control), 9) Pekerjaan Sensus pohon(Census), 10) Pembuatan Saluran Darinase (Drains, Bunds & Watergates),  11)Pembuatan Jalan dan Jembatan(Road & Bridge), 12) Konservasi Tanah dan Air(Soil & Water Conservation), 13) Pengawasan batas Kebun(Boundaries, Fences & Survey) 14) Alat Kerja (Tools), 15) Ablasi, Kastrasi dan Pruning, 16) Pembuatan Pasar Pikul (Harvesting Path) ,dan terakhir 17) Pembuatan Tempat Penumpukan Hasil panen – TPH  (Platform).

Informasi tentang harga upah (UMP/UMK) perlu didapat dan Perhitungan norma, standar pekerjaan serta harga material untuk tiap pekerjaan harus dikuasai terlebih dahulu, sebelum dapat menghitung rencana biaya pembangunan kebun. .

Kebutuhan Tenaga Kerja, Material dan Peralatan
Land Clearing

Kebutuhan Tenaga & Material

Pre Nursery per Ha

Kebutuhan Tenaga & Material

Main Nursery per Ha

Kebutuhan Tenaga Kerja & Material

Pekerjaan Tanam LCC

Kebutuhan Tenaga Kerja & Material

Pekerjaan Tanam Palma

Kebutuhan Tenaga Kerja, Material & Peralatan

Jalan Kebun

Jembatan

Perawatan Tanaman Belum Menghasilkan (TBM)

Perawatan TBM 0

  

 Perawatan TBM 1

Perawatan TBM 2

Perawatan TBM 3

Daftar Harga Material

Figure diatas belum tentu sesuai dengan wilayah lain, tergantung kepada kondisi tanah, vegetasi, kesiapan tenaga kerja terampil dan harga material, namun dapat dijadikan benchmark bagi penyusunan budget.

Setelah semua perhitungan diperoleh, dibuat summary yang menggambarkan biaya pembangunan kebun dan biaya rawat (upkeep) per ha  kebun pada masa TBM  sebagai berikut :

Field  Development Cost Per Hectare

Up Keep Cost

( Immature Periods – Half Year after Planting )

Up Keep Cost

( Immature Periods – 1st Year )

Up Keep Cost

( Immature Periods – 2nd Year )

Up Keep Cost

( Immature Periods – 3rd Year )

Selanjutnya adalah menghitung biaya perawatan pada tanaman menghasilkan (TM), yang dimulai pada tahun ke empat sejak tanam.  

Pengelompokan umur TM umumnya dilakukan dalam pembuatan budget, dengan mempertimbangkan kesamaan phisik dan kebutuhan hara tanaman yang serupa. Kelompok Muda yaitu umur 3 s/d 8 tahun, Kelompok Dewasa yaitu umur 9 s/d 13 tahun dan Kelompok Matang umur 14 s/d  20 tahun serta Kelompok Tua adalah umur 21 tahun keatas. Intensitas Pengendalian Gulma dan Pengendalian Hama Penyakit tanaman akan menurun, namun pemupukan akan meningkat kebutuhannya yang akan ditetapkan berdasarkan hasil analisa daun. Namun untuk keperluan penyusunan Budget, besarnya dosis pupuk dapat dilihat pada Dosis Pemupukan TM di tanah mineral atau Gambut sedangkan Kebutuhan Tenaga Kerja relatif sama dengan pada saat TBM.

Adapun untuk pekerjaan pemeliharaan Jalan dan dilihat pada tabel dibawah.

Perkiraan Perawatan Jalan Kebun

PANEN DAN ANGKUTAN TBS

Harvesting Cost/Ton FFB

FFB Transport Cost

Transport Cost/Tonne FFB

Investasi Pabrik Kelapa Sawit

Pembangunan Pabrik Kelapa Sawit dapat ditetapkan berdasarkan data proyeksi produksi TBS atau Crop Projection seperti pada tabel diatas. Pembangunan Pabrik akan memerlukan waktu selama 18 bulan, sehingga pekerjaan penyiapan lahan untuk pabrik harus sudah dimulai 20 bulan sebelum produksi TBS telah dapat memenuhi kapasitas 20 ton per jam. Kelebihan kapasitas terpasang dapat dipenuhi dari kebun sekitar yang belum memiliki pabrik, atau bila tidak ada, digunakan untuk pelatihan karyawan pabrik sebelum mencapai kapasitas penuh.

Berikut ini diberikan contoh kebutuhan peralatan dan mesin pabrik dengan kapasitas input sebesar 30 ton TBS per jam yang dapat di perluas menjadi 45 ton per jam.

FFB Processing Cost

Palm Oil Mill Supporting Material

Staff & Labour

Palm Oil Mill

Staff

Labour

Biaya Maintenance Pabrik Kelapa Sawit dapat diperkirakan sebesar 1 % dari biaya investasi Pabrik untuk tahun operasi pertama dan tahun kedua, sedangkan untuk tahun ketiga dapat diperkirakan sekitar 5 % dan bisa meningkat di tahun tahun selanjutnya. Sebagai dasar perkiraan untuk tahun keempat dan seterusnya, dapat ditetapkan eskalasi pertahun sebesar 2 % tergantung kebijakan yang diambil.  Adapun biaya tenaga kerja operator dan mekanik pabrik  dapat dikatagorikan sebagai bagian biaya olah, sedangkan semua staf dan additional worker dikatagorikan sebagai biaya overhead pabrik.

Palm Oil Mill Processing Cost

Perencanaan Biaya Tenaga Kerja

Perencanaan Biaya Tenaga Kerja harus diawali dengan penyusunan Salary Structure atau Struktur Pengupahan yang mana didalam struktur upah tersebut ditetapkan Grade (golongan), Level/Position (Pangkat) dalam organisasi dan strata upah untuk tiap golongan. Tanpa adanya struktur Pengupahan yang dimaksud, perusahaan akan kehilangan pedoman untuk perekrutan, penetapan upah di tiap level atau posisi  dan yang utama tidak memiliki standar dalam membuat perencanaan tenaga kerja (man power plan).

Man Power Requirement

Head Office

Man Power Requirement

Estate Level

Building & Housing Complex

Building & Amenities

Unit Cost

Costruction Schedule

Rencana Biaya Pemeliharaan dapat dibuat dengan cara menetapkan persentase dari nilai investasi  sesuai kebijakan yang diterapkan. Umumnya diproyeksikan 5 % di  tahun pertama dan terus meningkat di tahun tahun berikutnya.

Vehicles and Machineries

Guna menekan biaya pemeliharaan kendaraan, sebaiknya diterapkan pola COP-Car Ownership Programme

Tentu saja, kami tidak mungkin menampilkan penyusunan Basic Data secara lengkap dan menyeluruh, namun sebagai awal dan frame penyusunan sebuah  master budget akan cukup memudahkan dan  untuk kemudian dikembangkan sendiri.

Apabila semua format yang disajikan telah dapat dilengkapi semua, maka salah satu tampilan dalam rangka menyusun Income Statement dan Financial Budget untuk analisa keuangan adalah sebagai berikut :